Introducción.
Cuando se selecciona y
contrata a uno de los aspirantes a ingresar a la organización, es necesario no
perder de vista el hecho de que una nueva personalidad va a integrarse a ella.
El nuevo trabajador se encontrará de pronto inmerso en un ambiente con normas,
políticas, procedimientos y costumbres extrañas para él.
La propia organización debe
preocuparse por informar al respecto a todos los elementos, y establecer planes
y programas cuyo objeto será acelerar la integración del individuo, en el menor
tiempo posible, al trabajo, al jefe (si existe), al equipo de trabajo y a la
organización en general.
Un buen programa de
administración del factor humano que establezca un sistema técnico de selección
de personal quedaría inconcluso si descuidase la importancia y trascendencia
que implica la recepción del personal de nuevo ingreso, la información que se
le proporciona para su progreso en el trabajo.
Contrato de Trabajo.
La relación de trabajo se
establece formalmente por medio del contrato de trabajo, cumpliéndose así lo
dispuesto en la legislación vigente. Este contrato de trabajo permite
determinar las responsabilidades y derechos tanto de los trabajadores como de
la organización.
Afiliación a las
instituciones de seguridad social.
Es necesario que junto con
el contrato de trabajo, el nuevo miembro firme du hoja de registro de
incorporación a las instituciones respectivas.
Existen plazos para
cumplir con esta obligación.
Registros.
El número y diseño de
registros del personal debe realizarse de acuerdo con las necesidades de cada
organización; es por ello que solo se hace una breve mención de dos registros
que normalmente se abren al ingresar el trabajador; expediente y hoja de
servicios.
Expediente.
Se integrará con todos
aquellos documentos que formen el historial del trabajador en la organización;
estará compuesto por una carpeta con su solicitud de empleo, copia del contrato
de trabajo, avisos de alta al sindicato, al Seguro Social, al Registro Federal
de Causantes, los aumentos de sueldo, evaluación del desempeño, amonestaciones,
etc.
Por ética profesional y para
evitar un uso inadecuado de la información, no es recomendable que el estudio
psicológico (reporte de entrevista, pruebas psicológicas, etc), el reporte del
examen médico así como el resultado del estudio socioeconómico formen parte del
expediente.
Hoja de servicios.
El fin que se busca es
contar con un registro en el cual puedan incluirse en un resumen claro los
datos más importantes acerca del trabajador en lo tocante a detalles
personales: escolaridad, antecedentes de trabajo, promociones y transferencias;
evaluación del desempeño y control de asistencias; capacitación y desarrollo,
separación de la empresa (en su caso); es decir, un resumen de todo lo que
aparezca en su expediente.
A continuación y para
ejemplos de ejemplificación, se propone una hoja de servicios, así como la
lista de los datos que debe contener:
a)
Número asignado (matrícula o clave) al
trabajador y el nombre completo del mismo.
b)
Fecha de ingreso: día, mes y año en que
empieza a laborar en la organización.
c)
Tipos de contratos, deberá incluirse en el
espacio destinado, la fecha de cada uno de ellos, la duración de los mismos y
las observaciones formuladas por sus superiores al término del contrato.
d)
Lugar y fecha de nacimiento.
e)
Estado civil; asimismo deberá registrarse el
nombre de la o el cónyuge, en su caso.
f)
Número de afiliación a las instituciones de
seguridad social (en México, el Instituto Mexicano del Seguro Social o el
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado) y
clínica de adscripción.
g)
Número del Registro Federal de Contribuyentes.
h)
Número de la Cartilla del Servicio Militar.
i)
Número de licencia para conducir o manejar.
j)
Fianza (si procede). Éste es un requisito en
muchos trabajos en donde se manejan valores o sumas importantes de dinero,
bienes valiosos, etc.
k)
Estatura, peso, color de piel y color de
ojos, datos que se encontrarán en la hoja de examen médico.
l)
Foto y firma: es necesario-que todo el
personal contratado haga entrega de tres fotografías tamaño credencial, con
objeto de incorporar una a su hoja de servicio, una para extenderle la
credencial respectiva (o identificación) que lo acredite como trabajador de la
organización.
m) Domicilio:
es importante dejar espacio suficiente para que en lo futuro puedan anotarse
los cambios si los hubiere.
n)
Nombre, domicilio y número de teléfono de la
persona a la que se le avisará en caso de accidente.
o)
Escolaridad: deberá notarse el grado máximo
de educación correspondiente, así como los estudios de especialización, los
idiomas que domine el interesado, así como cualquier curso tomado.
p)
Antecedentes de trabajo: es necesario incluir
las fechas de cada trabajo que haya tenido, la organización en donde haya
prestado sus servicios, el puesto, el sueldo y la causa de separación.
q)
Promociones y transferencias: deberá anotarse
la fecha de ingreso a la nueva jerarquía o al nuevo trabajo, así como el
departamento y puesto al que haya sido asignado.
r)
Evaluación del desempeño: se registrará la
fecha, los resultados y las observaciones del evaluador, así como el nombre del
mismo.
s)
Control de asistencia: aquí se anotarán los
totales anuales de los días trabajados, vacaciones, faltas injustificadas,
enfermedades generales, riesgos profesionales, permisos con y sin percepción de
sueldo, castigos y retardos.
t)
Capacitación y desarrollo: en este espacio se
anotarán, con fecha, descripción y comentarios todos aquellos cursos o estudios
que lleve a cabo el trabajador durante su permanencia en la organización.
u)
Separación: incluye la fecha y causa de la
misma, así como información acerca de que si fue indemnizado, si se le
gratificó y, por último, comentarios al respecto.
Bienvenida.
En sentido estricto, no es
posible determinar cuándo se inicia y en dónde termina la introducción del
personal de nuevo ingreso; de hecho ésta principia desde el momento en que la
persona es recibida para presentar su solicitud y se le proporciona información
sobre la vacante que se pretende cubrir. Normalmente, puede considerarse como
terminada cuando el empleado ha tenido tiempo suficiente para digerir la
información requerida y aplica con un grado razonable de éxito lo que ha estado
aprendiendo.
La magnitud y formalidad del
plan de inducción estarán determinadas por el tipo de organización de que se
trate y por las actividades que realice; sin embrago, la mayoría de los planes contienen
información sobre la organización, las políticas de personal, las condiciones
de contratación, el plan de beneficios para el empleado, los días de descanso
que tiene la organización, el trabajo a desempeñar, la forma de pago (cheque,
depósito en banco, efectivo, tec).
